Strumenti di gestione documentale
STRUMENTI DI GESTIONE DOCUMENTALE
Si raccolgono qui, per gli enti sotto elencati, gli strumenti utili all’organizzazione ed alla gestione della revisione documentale.
Regioni
Province
Comuni
Aziende sanitarie e ospedaliere
Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura
Istituti di previdenza
Scuole
Università
Altri enti
Regioni
Si riportano di seguito gli strumenti deputati al supporto dei processi di riorganizzazione della gestione documentale propria di tali enti, elaborati dalla Direzione Generale Archivi con il supporto dell’ ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana:
• Modello di titolario delle Giunte regionali;
• Modello di titolario dei Consigli regionali;
Per qualsiasi altra informazione si rimanda alla corrispondente pagina del sito della Direzione generale Archivi.
Province
Al fine di predisporre anche per gli enti in questione degli adeguati strumenti di gestione documentale, la Direzione generale Archivi, nel 2003, istituì un gruppo di lavoro composto dai rappresentanti delle Province e dai funzionari dell'Amministrazione archivistica, il quale predispose una proposta di titolario tipo per le Province, che costituisce il punto di riferimento per l'elaborazione di più dettagliati piani di classificazione a livello locale.
Per ulteriori informazioni in merito ai lavori del citato gruppo si rimanda al sito istituzionale della Direzione generale Archivi.
Comuni
Si elencano di seguito gli strumenti elaborati dalla Direzione generale Archivi (al cui sito si rinvia per ulteriori informazioni) per l’organizzazione e la revisione della gestione documentale degli enti in questione:
• Linee guida per un manuale di gestione;
• Piano di classificazione (titolario);
• Prontuario per la classificazione;
• Linee guida per fascicoli e serie.
Aziende sanitarie e ospedaliere
Gli archivi delle aziende sanitarie ed ospedaliere sono beni culturali di notevole complessità, sia per la notevole quantità di produzione documentaria che li costituisce e sia per la grande eterogeneità della stessa a causa delle diverse attività che tali enti sono chiamati a svolgere. Tali aspetti, uniti alla difficoltà, per le citate aziende, di avvalersi di un'unica struttura di conservazione, rende particolarmente delicato il tema dell'organizzazione degli archivi di deposito e quello della selezione della documentazione archivistica ai fini della conservazione permanente mentre, per quanto concerne gli archivi storici, relativi (per le aziende ospedaliere) ad antiche istituzioni assistenziali e di beneficenza, la documentazione ha trovato più facilmente sistemazione presso le strutture degli enti titolari, gli Archivi di Stato o dei Comuni.
Al fine di facilitare i responsabili della gestione documentale delle stesse si riportano di seguito gli strumenti per la gestione documentale elaborati dalla Direzione generale Archivi nell’ambito di un progetto denominato: “Schola salernitana”:
• Titolario di classificazione;
Per indicazioni utili circa lo scarto dei documenti prodotti in ambito sanitario si veda il documento Selezione e scarto di documenti nelle aziende sanitarie redatto dal gruppo di lavoro sui rifiuti sanitari, a cui hanno preso parte la Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna e il locale Servizio sanitario regionale. Nel documento viene prevista la nomina, presso ciascuna azienda sanitaria, di un referente unico per la procedura di scarto, responsabile di quel procedimento amministrativo che è anche l’interlocutore unico fra l’Azienda sanitaria e la Soprintendenza archivistica per tutte le relative problematiche.
Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura
Si riportano in questa pagina gli strumenti deputati al supporto dei processi di riorganizzazione della gestione documentale degli enti in questione:
• Titolario di classificazione dei documenti d’archivio delle Camere di commercio, predisposto nel 2000 dal Comitato tecnico scientifico per gli archivi delle Camere di commercio – Sottocommissione per la revisione del titolario d’archivio;
• Massimario di selezione e scarto delle Camere di commercio, redatto nel 2002 della Sottocommissione Unioncamere per la revisione del massimario.
Istituti di previdenza
Fino al 2011, il sistema previdenziale italiano era costituito da tre ambiti fondamentali: 1) la tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali gestita dall’INAIL (Istituto nazionale per l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro);
2) la gestione dei regimi pensionistici e delle prestazioni minori per i dipendenti pubblici, di cui si occupava sull’INPDAP (Istituto nazionale di previdenza e assistenza per i dipendenti dell'amministrazione pubblica);
3) la gestione dei regimi pensionistici e delle prestazioni minori per i dipendenti privati, coordinato dall’INPS (Istituto nazionale della previdenza sociale).
Successivamente, a partire dal 1° gennaio 2002, con il D.L. 6 dicembre 2011 n. 201, il c.d. “Salva Italia”, l’INPDAP è stato soppresso e le sue funzioni sono state trasferite all'INPS assieme a quelle dell’ENPALS (Ente nazionale di previdenza e di assistenza per i lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico).
Nonostante le soppressioni di cui sopra si riportano di seguito i massimari di conservazione e di scarto di tutti gli enti sopra menzionati.
• Massimario di conservazione e scarto dell'ENPALS;
• Massimario di conservazione e scarto dell'INAIL;
• Massimario di conservazione e scarto dell'INPDAP;
• Massimario di conservazione e scarto dell’INPS.
Istituzioni scolastiche
Nell'ottica di favorire il percorso di transizione verso il digitale di tutto il sistema d’Istruzione, il Ministero dell’Istruzione ed il Ministero della cultura, in collaborazione con AgID, hanno ridisegnato il modello di gestione documentale delle Istituzioni scolastiche; tale modello rappresenta l’infrastruttura organizzativa/tecnologica alla base dell’erogazione dei diversi servizi in capo alle Scuole e costituisce un fattore abilitante per la progressiva digitalizzazione dei processi tipici delle Istituzioni scolastiche e per la corretta produzione e gestione dei documenti amministrativi.
Anche attraverso la collaborazione di alcune Istituzioni scolastiche, sono state ridefinite le regole ed i meccanismi organizzativi per una corretta tenuta della documentazione e sono stati predisposti una serie di strumenti aggiornati da mettere a disposizione delle Scuole e che si riportano qui di seguito, unitamente alla circolare congiunta dei Ministeri dell'istruzione e della cultura.
• Linee Guida per la gestione documentale delle Istituzioni scolastiche;
• Format di Manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche;
• Titolario unico di classificazione per le Istituzioni scolastiche;
• Massimario di conservazione e scarto per le Istituzioni scolastiche;
• Sigillo – Firma Elettronica Avanzata
Università
La Direzione Generale Archivi promosse alcuni anni fa un progetto di tutela e valorizzazione della documentazione storica delle università italiane, denominato “Studium 2000” a cui fece seguito il progetto “Titulus 97”, che si concluse con la redazione di un titolario e di un massimario di scarto per gli archivi correnti delle università italiane che furono revisionati in seguito alla riforma del settore universitario (L. 30 dicembre 2010, n. 240) nell’ambito del progetto UniDOC.
Quelli che seguono sono, dunque, gli strumenti di gestione documentale revisionati dal gruppo di lavoro operante nell’ambito del progetto a cui poc’anzi si è accennato:
• Nuovo piano di classificazione (titolario) (è in vigore dal 1 gennaio 2013 ed ha unificato i due precedenti modelli di piano di classificazione riservati alle strutture centrali e a quelle periferiche);
• Modello di regolamento per albo on-line e sito web di ateneo;
Altri enti
Per gli enti che non sono oggetto di una specifica trattazione in queste pagine si rimanda al sito della Direzione generale Archivi.
Ultima revisione pagina web: 3 marzo 2022
