Procedimenti
Premessa
Si riportano di seguito i principali procedimenti di competenza della Soprintendenza per l’ambito archivistico. Per una panoramica più ampia degli stessi e di quelli che sono, più in generale, i procedimenti di cui l’Istituto è chiamato ad occuparsi si rimanda all’apposita tabella riassuntiva che riporta per ognuno di essi le informazioni essenziali.
Ultima revisione pagina web: 1 aprile 2021
Dichiarazione di interesse storico
La dichiarazione di interesse storico ex art. 13 del d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 (“Codice dei beni culturali e del paesaggio”), è il provvedimento che consente di annoverare tra i beni culturali gli archivi ed i singoli documenti appartenenti a privati (famiglie, persone fisiche, persone giuridiche private, associazioni non riconosciute) che rivestono, appunto, un interesse storico particolarmente importante (art. 10, co. 3, lett. b, d.lgs. n. 42/2004).
Spostamento e trasferimento
Lo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici e di deposito degli enti e degli istituti pubblici è soggetto all' autorizzazione della Soprintendenza archivistica e bibliografica della Liguria (art. 21, c. 1 lett. b), d.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42).
Scarto
Lo scarto è l'operazione mediante la quale parte della documentazione di un archivio viene destinata all'eliminazione ed ha per oggetto tutti quei documenti che, avendo esaurito la loro validità amministrativo-giuridica, non si ritiene possano essere meritevoli di conservazione permanente quali fonti per la ricerca storica presente e futura. Si tratta, dunque, di un’operazione che è necessaria sia per la tenuta ordinata dell’archivio e sia per la garanzia di un’adeguata conservazione della documentazione storica.
Clicca qui per scaricare il modello in excel da utilizzare per la documentazione da scartare.
Esternalizzazione dell’organizzazione e della gestione dei servizi d’archivio (outsourcing)
Il processo di esternalizzazione di un archivio (denominato anche outsourcing) è l’affidamento a terzi dell’organizzazione e della gestione dei servizi che lo caratterizzano al fine di migliorarne l’efficienza e la qualità.
Interventi sugli archivi
Il restauro e tutti gli altri interventi conservativi volontari resi necessari dalle condizioni di un bene archivistico possono essere eseguiti solo a seguito di una preventiva autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica e bibliografica territorialmente competente.
Comodato e deposito
Ai sensi dell’art. 43, c. 1, del d.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio e dell’art. 44, c. 1 lett. d), del D.P.C.M. 22 dicembre 2019 n. 169, la Soprintendenza archivistica e bibliografica può disporre il trasporto e la custodia temporanea, presso istituti pubblici, di archivi o documenti privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, al fine di garantirne la sicurezza e assicurarne la conservazione (custodia coattiva).
Mostre ed esposizioni
L'esposizione di documenti appartenenti alle regioni, agli enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed istituto pubblico, oltre ai documenti appartenenti a collezioni e ad archivi privati che rivestono interesse storico particolarmente importante, è subordinata al rilascio dell'autorizzazione del Ministero della Cultura (ai sensi degli artt. 48, 66, 71 e 74 del d.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio.
Trasferimento di proprietà e commercio documentario
La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, deve avvenire nel rispetto di quanto previsto dalla legge, al fine di evitare il compimento di azioni integranti gli estremi di reato o comunque passibili di sanzioni.
Consultazione di archivi
Il d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio, all’art. 127, prevede, a carico del privato proprietario, possessore o detentore, a qualsiasi titolo, di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse storico particolarmente importante, l'obbligo di consentire allo studioso che ne faccia motivata richiesta, tramite il competente soprintendente archivistico, la consultazione dei citati documenti secondo le modalità concordate tra quest’ultimo ed i privati stessi.
Donazione di materiale archivistico a favore degli Archivi di Stato
La Direzione generale Archivi con le circolari n.n. 16 e 17, rispettivamente, del 30 e 31 marzo 2017, a cui ha fatto poi seguito, per le opportune precisazioni, la circolare n. 1 del 10 gennaio 2020, ha chiarito gli aspetti salienti del procedimento di donazione di materiale archivistico a favore degli Archivi di Stato ed ha definito i criteri generali, che devono guidare quest’ultimi nella formulazione della necessaria valutazione di quanto donato.
Digitalizzazione
L'art. 21, c. 4 del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 ("Codice dei beni culturali e del paesaggio") riconduce tra le competenze della Soprintendenza archivistica e bibliografica anche il rilascio dell'autorizzazione alla digitalizzazione di beni archivistici.
